Zotero come strumento di reference in una biblioteca speciale

Il posto dove lavoro può essere definito più come una “biblioteca speciale” che altro [1]. Si tratta di una biblioteca particolare per via di diversi motivi:

  • il pubblico è ridotto, by design: serviamo di fatto 80 studenti e 8 ricercatori, approssimativamente. Numeri bassi, quindi.
  • la loro permanenza è breve: gli studenti sono qui per un corso semestrale, e basta.
  • la loro carriera passa per l’accademia solo tangenzialmente: nessuna di queste persone (la cui età media è 45-50 anni) proseguirà nello studio, diventerà ricercatore, professore. Allo stesso modo quasi nessuno – le eccezioni sono poche – ha un background accademico che va oltre la laurea.
From "Issues in Special Libraries", presentation by madelyne23, 2012. http://www.slideshare.net/madelyne23/issues-in-special-libraries-14907883

From “Issues in Special Libraries”, presentation by madelyne23, 2012. http://www.slideshare.net/madelyne23/issues-in-special-libraries-14907883

Per questi motivi noi bibliotecari, nonostante la nostra grande volontà, non abbiamo modo di offrire ai nostri utenti dei percorsi di training bibliografico: non riusciamo a insegnare a utilizzare i cataloghi e i database, e rendere i corsisti indipendenti nella ricerca. Sia perché materialmente non c’è tempo, sia perché questa non è la richiesta principale. Il pubblico vuole, salvo poche eccezioni, “essere servito”. Gli utenti vengono da noi con la loro domanda di ricerca, che noi approfondiamo con la classica intervista di reference, e si aspettano di ricevere un discreto numero di risorse soddisfacenti. Spesso la loro richiesta è “vergine”, cioè non è preceduta da alcuna ricerca preliminare che loro ci chiedono di sviluppare e approfondire; né i corsisti dispongono solitamente di un background di letture già fatte da cui partire, al di fuori dei suggerimenti dati dal curriculum. Insomma si tratta di ricerche basilari, che devono partire quasi sempre da zero. Gli argomenti, infine, vertono solitamente su un range di argomenti molto circoscritto: quella dozzina di “hot topic” affrontati durante i corsi. Noi ci troviamo quindi a dover riutilizzare spesso ricerche già effettuate, “riciclando” i documenti già trovati in precedenza, naturalmente integrandoli con gli aggiornamenti necessari.

Non disponiamo di piattaforme digitali sufficienti per gestire questo lavoro, per due motivi. Innanzitutto le banche dati (Proquest, Ebsco, ecc.) e soprattutto il catalogo online (un residuato bellico) sono strumenti complessi, pesanti e estremamente poco flessibili. Ma in particolare il tipo di risorse interrogato da noi spesso esula dalle collezioni digitali tipiche di una biblioteca universitaria. A causa della natura delle richieste, noi utilizziamo molto poco le riviste accademiche, con i loro belli identificativi persistenti, le banche dati ricche che ti permettono di salvare le ricerche e gestire i https://www.zotero.org/groups/, e via discorrendo. Invece lavoriamo molto sui siti web meno strutturati, a cominciare dai Think Tanks (la cui assenza dai grandi prodotti bibliografici è piuttosto inspiegabile, visto il peso che hanno nella disciplina). [2]

Insomma gestire bibliografie strutturate senza dover rifare la ricerca da capo ogni volta è un lavoraccio. Il materiale interrogato è disperso per il web, non è raccolto in piattaforme o cataloghi strutturati. Catalogare le risorse web selezionate ovviamente è fuori discussione. [3]

La soluzione migliore per me, finora, si è rivelata nuovamente un Reference Management System.

Con Zotero posso salvare tutte le citazioni che trovo durante la dispersa navigazione web, indipendentemente dalla loro fonte. L’importer di Zotero è sempre stato più efficiente dei vari web importer di Mendeley o strumenti simili. Per la maggior parte delle nostre fonti, pagine web non strutturate, magazine, bollettini, video, blog ecc. Zotero riesce a importare i metadati essenziali. Richiede quasi sempre una compilazione manuale della scheda del record, che però è un’operazione infinitamente più rapida che non una catalogazione nell’opac, ça va sans dire.

In questo modo riesco a gestire con rapidità e flessibilità le richieste di reference. Ho creato tante Sub-collections, una per ogni richiesta bibliografica che mi viene fatta. Salvo all’interno della cartella tutti i risultati utili, sapendo che posso spostare le citazioni da una cartella all’altra mantenendo il record sempre presente a livello generale: in questo modo è facile prevenire duplicazioni (il sistema ha una funzione apposta per identificare i duplicati) e cancellazioni affrettate (la citazione viene eliminata dalla collezione, ma rimane presente nella Library di Zotero).

My Zotero Library

My Zotero Library

La vera utilità nel nostro caso è che, una volta salvato un numero sufficiente di record da ritenere esaudita la richiesta, io posso con un click esportare la bibliografia e includerla immediatamente in una email da inviare al corsista, o pubblicarla sulla piattaforma didattica. Questo a mio avviso è il passaggio immediato che manca ai principali strumenti bibliografici, in primis il catalogo. Una lista di risultati difficilmente è esportabile per essere riutilizzata, perlomeno non con queste facilità e flessibilità.

Mantenendo quindi un archivio di ricerche bibliografiche personale, io posso consultarlo per avere materiale di prima mano con cui rispondere a una richiesta che mi viene fatta per la seconda o terza volta, posso avere un colpo d’occhio su quali collezioni necessitano di aggiornamenti o di arricchimenti, ma soprattutto sono in grado di vedere se ho già salvato una determinata risorsa, e quando e dove l’ho utilizzata, risparmiandomi la fatica di rifare una ricerca da zero ogni volta e di andare a spulciare le mail per sapere cosa ho inviato a chi.

Zotero poi riconosce immediatamente la presenza di un proxy, per cui, se si vuole, salva l’url della citazione già inclusiva del proxy (nel nostro caso, EZproxy). Inserendo automaticamente gli URL “proxati”, Zotero mi fornisce una bibliografia utilizzabile immediatamente anche al di fuori del campus, assicurandomi quindi che i link funzionano tutti.

Se questa sorta di catalogazione “personale” è efficiente durante la ricerca nel web, è ancora più immediata nei casi in cui si interrogano le banche dati scientifiche o si appuntano i libri posseduti in biblioteca. La ricerca per numero standard (DOI o ISBN) funziona al 99% dei casi. Se voglio creare una bibliografia che include alcuni libri possduti in biblioteca, faccio prima a inserire l’ISBN del libro in Zotero e esportare la bibliografia da lì, che non a passare dal catalogo: la prova, se ce n’era bisogno, che in un mondo di dati ben strutturati e indicizzati non esiste il bisogno di “catalogare da zero”.

Sto lavorando in questo modo con grande agilità da diversi mesi. Il passo successivo sarà quello di coinvolgere i colleghi, e gestire un unico account da tenere sincronizzato sui diversi computer, oppure gestire un gruppo condiviso, in cui raccogliere e condividere le ricerche bibliografiche.

[1] “Very simply a special library is defined as the library that is not public, academic, school or national but serves a specialised public, which comprises the parent organisation” (E. Semertzaki, “Special libraries as knowledge management centres”, Chandos, 2011, p. 3). Lo ricordo, noi non siamo una biblioteca universitaria.

[2] Se qualcuno esperto di studi internazionali mi sa aiutare mi rende felice. Molte biblioteche ricorrono alla vecchia classica pagina di “virtual reference”, ossia un mero elenco di siti utili. Le Harvard Libraries ad es. fanno così, aggiungendo però un form di Custom Google Search che è comunque un’idea furba (e che replicherò appena ho tempo).

Sui Think Tank in biblioteca ho trovato questo interessante post di Zack Osborne, e quest’articolo: Linwood Delong (2007) Do Think Tanks Matter to Libraries?, The Serials Librarian: From the Printed Page to the Digital Age, 51:3-4, 157-164, http://dx.doi.org/10.1300/J123v51n03_10. Inoltre la principale risorsa dedicata è il Global Go-To Think Tank Index della Università della Pennsilvania.

[3] Benché ci sia chi l’ha proposto, ovviamente.

Zotero come strumento di reference in una biblioteca speciale

3 pensieri su “Zotero come strumento di reference in una biblioteca speciale

  1. avatar Francesco ha detto:

    Molto interessante. Anche io lavoro in una “special library”, con alcune delle caratteristiche elencate nel post e mi chiedevo come fare a “padroneggiare” le diverse risorse che incontravo nella navigazione su internet. In particolare poi certe risorse, anche se minime, possono risultare importanti laddove non esista altra documentazione sull’argomento.
    Mi risulta tuttavia ancora difficile pensare ad includere in bibliografia una risorsa che può cambiare il proprio URL, rendendola pertanto non più verificabile o citabile. Però le funzioni di Zotero sono indubbiamente utili.
    Cordiali saluti
    Francesco

    1. Grazie! E’ interessante quello che scrivi, mi piacerebbe sapere di più sul tuo posto di lavoro (scrivimi anche in privato se vuoi).
      Quanto al discorso che fai sugli URL, è un problema avvertito anche da noi. C’è da dire che oggi gli url sono mediamente più stabili di una volta, anche per le risorse meno scientifiche, quindi il rischio del link rot nella mia esperienza è sempre meno presente. Però hai ragione, questo genere di risorse richiede un controllo e un aggiornamento dei link piuttosto frequente. C’è da dire che l’uso che facciamo noi delle bibliografie è estremamente “usa e getta”: i temi trattati da noi diventano inattuali molto in fretta quindi è difficile riutilizzare il grosso delle risorse dopo più di un anno. Allo stesso modo i prodotti creati dai corsisti sono più dei compiti necessari al diploma che non delle tesi o dei lavori di ricerca veri e propri. Quindi anche le loro bibliografie hanno vita breve al di fuori del corso. In ogni caso credo che l’importante, ai fini della bibiografia, sia che una citazione sia corretta formalmente, cioè che indichi la fonte, la data, ecc. e questo Zotero consente di farlo con estrema facilità.

  2. avatar Francesco ha detto:

    Ciao, ti ringrazio. Ho accolto il tuo invito e ti ho inviato una breve nota con il form che ho trovato nella pagina “About you”.
    Buona giornata

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